Rekrytering · · 4 min läsning
En vakans kostar mer än lönen ni sparar in
En tom tjänst känns som en besparing på pappret. I praktiken betalar ni i övertid, förseningar och uppdrag ni tackar nej till. Räkna med era egna siffror.
Besparingen som inte är någon besparing
När en tjänst blir vakant ser många det som pengar som blir kvar i kassan. Ingen lön går ut den månaden. Den tanken missar nästan hela kostnaden. Arbetet som skulle ha utförts av tjänsten görs antingen inte alls, eller görs av kollegor som redan har fullt upp. Det andra alternativet kostar i övertid och i risken att någon går i väggen.
Det tar dessutom lång tid att fylla tjänsten igen. Enligt Svenskt Näringslivs rekryteringsenkät för 2025 och 2026 har 73 procent av svenska företag svårt att hitta rätt kompetens, en andel som nästan har fördubblats på tio år. Nio av tio företag uppger att bristen påverkar dem negativt, bland annat genom förseningar och uteblivna affärer. En vakans är sällan en fråga om veckor. Den är oftare en fråga om månader.
Räkna med ett påhittat exempel
Ta en tjänst som varit vakant, eller är det just nu. Låt oss räkna med siffror som är helt uppdiktade för att visa metoden: en projektledartjänst som stått tom i fyra månader.
Räkna först ut vad tjänsten normalt bidrar med i fakturerbart värde per månad, säg etthundratio tusen kronor. Multiplicera med antalet vakansmånader. I exemplet blir det fyrahundrafyrtio tusen kronor i uteblivet bidrag.
Lägg till övertiden för kollegorna som täckt upp. Anta att två personer lagt åtta extra timmar var per vecka, till en snittkostnad av femhundrasjuttio kronor i timmen inklusive sociala avgifter. Det blir ytterligare knappt etthundrafemtio tusen kronor.
Summan i exemplet landar på nästan sexhundra tusen kronor för en enda vakans. Det är en helt annan siffra än den lön som “sparades in”.
Varför processen drar ut på tiden
Det handlar sällan om att för få söker. Det handlar om att de bästa kandidaterna har flera alternativ, och väljer bort arbetsgivare som ser otydliga eller osäkra ut digitalt innan de ens skickar en ansökan. En jobbannons som ligger bra i sökresultat men leder till en daterad hemsida, eller sociala kanaler som varit tysta i månader, tappar kandidater innan processen ens börjat.
Ett typfall
En logistikfirma med tolv anställda hade en nyckeltjänst vakant i över ett halvår. Annonser gick ut i flera kanaler utan att ge tillräckligt bra kandidater. Ledningen misstänkte först att lönenivån var problemet. Det visade sig istället att många kandidater aldrig gick vidare efter att ha kollat upp företaget själva. Det digitala intrycket var spretigt och omodernt, jämfört med konkurrenter som sökte samma profiler.
När bolaget arbetade om sin digitala synlighet, med en tydligare bild av teamet och vad de faktiskt gjorde, vände det. Nästa rekrytering tog under nio veckor, en bråkdel av tiden det tagit tidigare, utan att lönen ändrats en enda krona.
Den dolda kostnaden i teamets hälsa
Övertid syns i lönekostnaden, men det som är svårast att räkna på är slitaget hos dem som täcker upp. En kollega som går från normal arbetsvecka till konstant övertid under flera månader riskerar mer än trötthet. Risken för sjukskrivning ökar, liksom risken att just den personen väljer att sluta, vilket skapar en ny vakans ovanpå den första.
Det är en spiral som är svår att bryta när den satt igång. Ju längre en vakans står öppen, desto mer sliter det på de kvarvarande, desto större blir risken att fler tjänster blir vakanta samtidigt.
Räkna på er egen vakans denna vecka
Ta fram er senaste eller nuvarande vakans. Räkna fram det fakturerbara värdet per månad, multiplicera med antalet månader, och lägg till uppskattad övertid hos dem som täckt upp. Jämför summan med vad ni lagt på att synas som arbetsgivare det senaste året. För de flesta blir gapet mellan de två siffrorna betydligt större än väntat, och det är precis där nästa förbättring finns att hämta.